一、前言

随着信息时代的发展，现代企业已经拥有了越来越多的文档资料。无论是财务报表、人事档案、合同协议，还是业务资料、技术规范、知识库，都是企业运营和发展所必需的。

但是这么多的文档资料该如何存储、管理、使用，是许多企业管理者面临的挑战。而解决这个问题的一个可行的途径，就是引入一套文档管理系统。

那么，文档管理系统，要怎么使用好呢？本文将对此进行探讨。

二、文档管理系统的作用

首先，我们需要清楚文档管理系统的作用。文档管理系统作为一种IT系统，主要具有以下功能：

1. 文档存储和归档。文档管理系统可以为各类文档提供一个集中的存储和管理平台。用户可以将各类文档、文件上传到文档管理系统中，进行存储和归档，以便随时查阅和使用。

2. 权限管理。文档管理系统可以为不同的用户或用户组设置不同的权限，以控制其对文档的访问、编辑、删除等操作。这样可以有效的控制文档的使用范围，提高文档的安全性。

3. 文档检索和查询。文档管理系统可以根据关键字、文档类型、上传者、上传时间等条件进行检索和查询，以方便用户快速找到所需要的文档。

4. 文档共享和协作。文档管理系统可以为多个用户或用户组提供一个协作平台，使得用户可以对同一份文档进行编辑和共享。这可以提高多人协作的效率，避免多份复制，出现信息不一致的情况。

5. 业务集成。文档管理系统可以与其他业务系统进行集成，使得文档自动化的流程化处理成为可能。例如，当某个审批流程结束后，文档管理系统自动将审核结果与对应的文档链接起来存储等。

三、文档管理系统的使用

了解了文档管理系统的作用后，下面需要进一步探讨如何使用文档管理系统。在使用文档管理系统时，我们需要从以下几个方面进行考虑：

1. 文档归类

在使用文档管理系统前，首先需要对企业文档进行分类归类。无论是财务报表、人事档案、合同协议，还是业务资料、技术规范、知识库，都应该明确其归属类型。只有这样，才能在文档管理系统中建立与之对应的文件夹和目录结构，为文档上传做好分类准备，以方便日后的归档、检索和查询。

2. 文档上传

文档上传是使用文档管理系统的首要任务。在上传文档时，不仅需要选择正确的目录位置，还需要填写一些相关的信息，比如：文件名、上传者、上传时间、文件类型、关键字等。这些信息将有助于日后的文档检索和查询。

3. 权限控制

在使用文档管理系统时，权限控制是一个非常重要的方面。不同用户或用户组应该被赋予不同的权限，以便每个用户只能使用其所需要的文档。企业管理者还需要定期对文档权限进行审查，清理一些过期、不必要的权限设置，以保证文档的安全性。

4. 检索查询

文档检索和查询是使用文档管理系统的核心功能之一。为了提高文档的检索效率，我们需要对文档进行充分的关键字标注，并根据文档归属类型进行分类检索和查询。当然，这里也需要注意权限的控制，确保用户只能看到自己有权访问的文档。

5. 协作共享

文档协作和共享是企业管理中非常常见的需求。为了提高多人协作的效率，我们需要在文档管理系统中建立相应的协作组和通知机制，定期跟踪文档变更情况，及时解决协作过程中出现的问题。

6. 支持业务流程

随着企业业务的发展，文档管理系统还需要能够支持业务流程的自动化处理。通过与其他业务系统的集成，文档管理系统可以自动触发某些流程，例如: 文档的审批、审核、归档等，进一步提高企业的运营效率和智能化水平。

四、总结

随着现代企业管理的日益复杂和信息化的程度不断提升，对文档的存储、管理、使用的需求越来越强烈。使用文档管理系统是一种有效的解决方法，在使用文档管理系统时，除了要明确文档管理系统的作用，还需要从文档归类、上传、权限控制、检索查询、协作共享、支持业务流程等方面进行考虑。这样才能最大程度地发挥文档管理系统的作用，在企业管理中取得更好的效果。