简介、背景、功能特点、使用方法、优点、建议和结语。

简介

随着企业合作伙伴和供应链的不断增加，企业需要合同管理系统来有效监控和管理合同。合同管理系统是一种Web或桌面应用程序，用于创建、管理、存储和跟踪企业内部和外部合同。在这篇软文中，我们将介绍如何使用合同管理系统提高企业效率和合同可视性。

背景

合同管理系统的出现是为了解决企业面临的合同堆积和复杂度。在过去，大多数企业都使用纸质或电子邮件交换合同。这种方式可能导致难以管理和跟踪文档，从而使企业损失良机机会和降低生产效率。这些问题可以通过使用合同管理系统解决。现代企业需要更加简单、易用和安全的工具来监视合同和提高工作效率。

功能特点

合同管理系统具有以下特点。

1. 合同生命周期管理：合同管理系统可以帮助公司覆盖整个合同生命周期过程，从合同创建，到草案审核、审批，再到签署、执行以及到期解除等环节。

2. 警示提醒：合同管理系统利用提醒和报警机制，为企业提供一些重要的信息，如上一个合同是否已经到期、下一个合同是否需要重新协商和签署，以及某些可变条件是否公开。

3. 审批历史记录：该系统具备审批历史记录的能力，通过对每个合同开始、结束和处理过程进行详细记录，可以帮助企业更加全面的了解合同流程，减少争议和法律诉讼。

4. 搜索和报告：合同管理系统可以自动生成各种类型的搜索、报告、统计以及导出功能，对公司的经营决策具有重要的帮助作用。

使用方法

在合同管理系统中，按照以下步骤进行签约合同和状态跟踪：

1. 创建和存储合同：管理员可以通过提供合同的基本信息来创建新的合同并将其存储在系统中。这些包括合同名称，合同类型，签署日期等等。

2. 授权访问权限：管理员可以对不同的用户分配不同的访问权限，以控制谁可以访问、编辑和批准特定的合同。

3. 更新合同状态：当合同的状态发生变化时，管理员或用户可以将其状态从制定、审批到签约、执行和到期解除等状态进行更新。

4. 监控和提醒：系统将自动生成提醒和警示，以帮助用户跟踪合同状态并及时处理和协调合同相关工作。

优点

合同管理系统的优点包括：

1. 提高效率：使用该系统可以帮助企业提高工作效率，减少投入的人力和物力资源。

2. 提高合同可视性：该系统具有良好的查询和报告功能，可以帮助企业更加全面的了解合同。

3. 保护企业利益：合同管理系统可以帮助企业管理合同生命周期过程中的任何变动，并更清晰和更容易发现任何疑点。

4. 提高安全性：将合同保存在电子库中可以保护文档不受损坏，同时确保企业对合同文件进行授权和权限控制。

建议

在使用合同管理系统时，应该遵循以下建议：

1. 将系统应用于整个公司：系统应该被广泛应用于所有业务，并且要确保所有人都知道合同管理系统的作用和使用方法。

2. 赋予角色访问权限：为每个用户带给启用角色授权访问权限。管理员必须确实地定义角色和访问权限。

3. 为合同设置提醒：设置提醒和报警功能，以帮助在合同签署到期或其它重要事件出现时，及时采取行动。

4. 定期备份：在系统内部定期或因公司政策需要备份公司合同的副本，以防止任何数据损失和其他安全风险。

结语

在全新事物环境下，我们应逐步掌握并深入了解合同管理系统的功能、以及优点和注意事项，将其成功地运用到企业中。尽管这个系统在使用过程中可能遇到一些问题，但一旦掌握了它的核心功能和特点，它可以成为在企业管理中的一个不可或缺的工具。