简介、问题探讨、文档管理系统的作用、文件版本控制、文件共享管理、总结。

文章：

简介

企业中文件管理一直都是一个重要的环节，它关乎企业的内部运行和外部合作。长时间以来，企业可能会遇到一些问题，如文件不方便查找、管理不善导致文件删除和丢失等。因此，为了更好地解决这些问题，文档管理系统成为了企业合理选项之一。文档管理系统是一种集文档的存储、版本控制、热门文档推送、全文检索等功能于一体的电子文档管理软件，需要通过技术实现对文件的版本控制和共享管理。

问题探讨

传统的文件管理过程中，文件容易被误删或者丢失，而且在多人合作处理的过程中，版本控制和文件的共享管理也不够灵活。这时候文档管理系统就能够提供完美的解决方案。文档管理系统可以为企业的管理提供方便，从而降低企业因不合理管理而产生的各种风险。

文档管理系统的作用

通过文档管理系统，企业能够以较佳的方式对文件进行管理，同时实现文件的版本控制和共享管理。文档管理系统可以提供如下的软件支持：

1.建立相应的文档库。

2.文档上传下载和修改。

3.文件版本控制。

4.文档安全性的保障。

5.检索文档。

6.在线协同编辑

7.权限控制功能

文件版本控制

文档管理系统的关键是文件版本控制。当一个文件被修改时，文档管理系统会自动进行新版本的记录和保存，同时保存旧版本的备份，文件编辑者可以轻松地回到之前的版本进行查看和比较。用户可以通过管理授权，控制文件修改和版本的保存。用文档管理系统进行文件版本控制可以使得企业中的涉密文件更安全。

文件共享管理

文档管理系统还可以实现文件的共享管理，以便大家可以自由地进行文件共享和合作处理。对于需要多人协同的文件，文档管理系统还可以提供在线编辑和即时通信功能，同事们不用再使用备忘录和邮件交流，所有的沟通都集中在一个平台上，提高工作效率，降低沟通成本。

总结

一个好的文档管理系统可以帮助企业更好的实现文件存储和管理。文件存储在一个面向员工的中心数据库中，可以提供大家随时随地的文件共享和协同。同时，文档管理系统可以帮助企业实现对文件版本控制，并保障文件安全。因此，企业在选择合适的文档管理系统时，不应只看其价格，还需要考虑其功能和易用性，以及其与业务实际需求、安全策略的契合情况，以实现最佳的管理效果。