协同办公OA系统，是一种能够协同管理和处理企业信息的系统。它能够便捷地整合企业各部门的数据、文档和流程等，实现了团队间的高效协同和信息共享。在企业中，协同办公OA系统已经成为一个必不可少的工具，有助于提高工作效率，降低企业的运营成本。

目的：

通过使用协同办公OA系统，企业可以更好地组织和协调团队工作，优化内部资源调配，提高工作效率，避免人为错误，避免因人为错误产生的问题。同时，协同办公OA系统可保证信息流畅、数据安全和合规性，为企业的顺利发展提供了必要的保障。

优势：

1. 提高工作效率：协同办公OA系统可以一站式处理文档、任务和流程，并让用户在一个系统中实时交流，避免了工作沟通的断层。这样，一方面可以提高团队工作效率，另一方面也可以有效减少工作重复。

2. 保证信息安全：协同办公OA系统的后台具备多重安全机制，能够确保企业的敏感数据和信息不会遭遇外泄或内部破坏行为。同时，协同办公OA系统也能够保障数据完整性和真实性。

3. 提高管理效率：协同办公OA系统可以大大降低人工处理信息和流程的时间成本和人力成本，同时，也能够提升工作效率和管理效果。试想，若没有OA系统管理，一个流程需要5个人以不同的方式查看、编辑、审批、审核，这样的工作方式会极大地降低企业运营效率。而有了OA系统，只需要一个相关负责人指定流程和相应的步骤，几分钟内就可以完成所有操作和流程。

使用方法：

协同办公OA系统的使用方法取决于其提供商的具体设计，但一般都具有以下基本功能：

1. 合同管理功能：通过降低合同录制的时间成本和降低合同出现纰漏的风险，协同办公OA系统可以提高合同管理的工作效率和准确性。

2. 文件管理功能：可以通过简化文件管理流程，实现资源共享，大大简化工作流程。

3. 管理流程功能：可以通过设计流程，实现信息和任务的跨部门传递，更快、更好地促进各部门之间的交流。

4. 工作审批功能：可以降低审批成本、提高审批效率，同时消除了审批瓶颈，避免因审批问题产生不必要的延误和误差。

案例：

某制药公司使用OA系统优化协作流程

该公司开发销售部门使用OA办公系统改善了协作流程，将传统的协作流程设想成“薄荷”，通过定制协作流程结合OA系统，开发了新一代协作流程。

新的协作流程包括申请、审批、转交、退回和归档五个主要阶段，整个流程的设定和运作不需要人工干预。同时，协作流程还附带了文件共享、协作与沟通等多个功能，让团队协作更加便利和高效。

结论：

协同办公OA系统已经成为企业必不可少的工具。通过使用协同办公OA系统，可以有效减少企业的运营成本和劳动力成本，提高工作效率，避免人为错误，保证信息流畅和数据安全，为企业提供了重要的保障。如果企业希望更高效和低成本地做好协作工作，请尝试协同办公OA系统。