协同办公管理系统是由协同工作、办公流程管理和日程管理三部分组成的一个整体，主要目的是为了减少员工的重复性工作，使企业的工作效率更高。对于协同办公管理系统的使用，除了系统的结构、设计、实施和培训等基础方面要注意，还需注意以下几个点：

1. 明确流程

在使用协同办公管理系统时，首先要明确流程。不同的企业有不同的流程，需要针对自身的情况来进行定制。比如，部门之间的协作流程、审批流程和采购流程等。流程的明确有正规的职能分配、相应的权限设置和相应的接口等内容。通过流程的明确，才能使企业的协同和协调度达到最优状态。

2. 将事务化繁为简

协同办公管理系统的作用是将一些重复性、繁琐性的事务进行自动化，实现事务的快捷简便操作。对于这些看起来简单的事情，但如果没有自动化的支持，可能需要花费很多的时间和精力。因此，协同办公管理系统的使用，需要将一些事务化的繁琐操作简单化，让员工能够专注于工作的关键点，更快地完成工作。

3. 实现信息可视化

在协同工作中，管理流程和信息的可视化是非常重要的。信息可以以可重用的报表或图形的形式展示，在整个系统中非常明显地表现出来。这些可视化的数据可以使企业的领导层，更好地了解当前企业的工作状况，更加迅速地做出决策。

结构：

协同办公管理系统采用的是分布式的管理模式，采用分布式管理可以有效地更好地分散压力，提高系统的可用性。此外，协同办公管理系统的结构，建立在安全性与扩展性两个方面。必须确保系统安全必须，在保证信息安全的同时，还必须满足不同员工的使用需求，以保证系统的扩展性。

设计：

协同办公管理系统的设计需要充分考虑用户体验和交互性。在设计时，必须要考虑企业的实际情况和员工的使用习惯。如果设计合理，可以使整个企业的协作效率提高，降低员工的工作负担并提高其工作效率，提高员工的工作积极性。

实施：

对于协同办公管理系统的实施，需要根据企业的需求，进行定制和开发。在这个阶段，系统开发商应该深入了解企业的业务流程，并按照需求进行优化和集成，开发出适合企业的协同办公管理系统。在实施过程中，还要考虑系统的可扩展性和稳定性，并保证企业对开发结果的满意度。

培训：

协同办公管理系统的实施需要有针对性的培训。在应用协同办公管理系统之前，需要对员工进行操作培训。在培训时，应注意让员工了解协同办公管理系统的设计思想、操作细节和注意事项。通过对员工进行培训，使员工学习如何快速、准确地处理各种工作流程，并让员工清晰、了解企业的协作流程和流程位置，从而提高协同效率。

总结：

协同办公管理系统是企业实现数字化转型并提高企业的协同管理效率的重要工具。在正确地使用和应用协同办公管理系统前，企业应对其结构、设计、实施和培训等方面加以重视。通过以上实施方案，可以最大限度地提高企业的协同效率，并为企业提高生产效率和持续发展创造更多的具体价值。